Doorbreek de routine op je werkdag
Doorbreek de routine op je werkdag
“Goed maar druk.” Dat is negen van de tien keer het antwoord als je iemand vraagt hoe het gaat. Meer vrijheid op de werkvloer kan hier verandering in brengen. Omdat we allemaal van elkaar verschillen is het belangrijk dat werknemers zelf keuzes kunnen maken in de manier van werken. Maar in hoeverre hebben zij deze ruimte en in welke mate bepaalt routine de werkdag?
De werkstijl van mensen ligt al een aantal jaar onder een vergrootglas. En dat is niet voor niets. Veel kantoren zijn 
ingericht volgens het ‘one size fits all’-model: een open kantooromgeving met een aantal aparte hokjes. Er is continu overleg tussen de aangrenzende collega’s. Daarnaast staan er al een aantal wekelijkse meetings in de agenda. De resterende tijd mag je soms zelf indelen, maar bij veel organisaties zijn factoren als groepsdruk in combinatie met routines bepalend. Een vast stramien dus.
In de geschetste situatie houden we geen rekening met de verschillen tussen mensen. Iedereen heeft bepaalde voorkeuren voor het aanpakken van het werk of voor het indelen van de werkdag, maar werknemers krijgen vaak maar weinig ruimte om hier eigen keuzes in te maken.
Groepsdruk en routines
Op het moment dat er een nieuwe collega op een afdeling komt die al tien jaar op dezelfde manier functioneert, dan is de kans dat hij of zij de manier van werken kan veranderen heel klein. Het team werkt de medewerker volgens de gebruikelijke manier in. Een nieuweling geeft over het algemeen niet direct aan dat hij of zij verbeterpunten ziet, en als dat wel gebeurt, waarderen we dat niet altijd. Uiteraard met enkele uitzonderingen daargelaten.
Niet alleen het aankaarten van verbeterpunten, maar ook het proberen te doorbreken van routines kan op weerstand duiden. Wanneer teams gewend zijn altijd bij elkaar te zitten en elkaar continu vragen te stellen, is het niet gepast om af en toe van plek te wisselen of om meerdere dagen per week thuis te werken.
Bijvoorbeeld: een werknemer besluit niet naar kantoor te komen en de wekelijks terugkerende meeting op afstand bij te wonen. De overige, aanwezige medewerkers kijken vervolgens continu naar een scherm, alleen omdat deze ene persoon thuis blijft. Dit wordt vaak als niet-effectief ervaren. Nu kan je het thuis werken verbieden op dagen dat een wekelijkse meeting gepland staat, maar er zijn ook andere alternatieven. Op deze momenten kan eenvoudig een virtuele meeting opgezet worden met alle deelnemers. Het is zelfs bewezen dat virtuele meetings minder lang duren en productiever zijn dan live meetings.
Controle houden zonder te beperken
In een optimale werkomgeving kunnen werknemers het aangeven als zij zien dat bepaalde gewoontes of werkwijzen 
efficiënter kunnen. Zodra je inzichtelijk maakt hoeveel vrijheid werknemers daadwerkelijk krijgen in het maken van keuzes, kan hier pas iets in veranderen in een organisatie. Na zo’n omslag merk je dat leidinggevenden vaak schrikken van de resultaten. Op zo’n moment realiseren zij zich dat ze hun werknemers in bepaalde mate beperkten.
Nu zijn natuurlijk niet alleen leidinggevenden bepalend voor de vrijheid die werknemers krijgen. Hun aanpak komt ook weer voort uit routine en kennis die zij weer hebben meegekregen. Veel leidinggevenden zijn doorgegroeide medewerkers, wat betekent dat zij altijd een bepaald vak hebben uitgeoefend. Op het moment dat zij leiding geven aan een functioneel team, komt het vaak voor dat zij hen gaan corrigeren. Terwijl je als leidinggevende juist de rol van coach aan moet nemen.
Controle houden kan namelijk ook zonder medewekers te beperken in hun keuzes. Uiteraard is het wel belangrijk om de prestatie van de medewerker inzichtelijk te maken en daar een waardering aan te geven. Maar dat kan best met wat meer vertrouwen.
De kunst van het loslaten
Soms denken we dat bepaalde zaken vanzelf verbeteren op het moment dat er nieuwe tafels, stoelen of wanden geplaatst worden. Hoewel dat heus kan helpen in de verbetering van de productiviteit, verandert gedrag dat zo leunt op routine niet mee. En daar moeten we juist aan werken.
Om werknemers los te laten in hun keuzes, moet je eerst weten waar de routines en obstakels zitten. Dan maken we het hebben van meer keuzeruimte bespreekbaar, inclusief de bijbehorende voor- en nadelen. Vervolgens ga je met de mensen aan de slag; laat ze zelf nadenken over hoe ze meer ruimte kunnen creëren in het bepalen van hun werkgedrag. De kans dat ze dit dan ook daadwerkelijk gaan toepassen, is vele malen groter dan wanneer je hen vertelt hoe het moet.
Roel Geenen (auteur) Afgestudeerd veranderkundige en de grondlegger van Het Nieuwe Werken. Volg Roel op LinkedIn en blijf op de hoogte van zijn inspirerende kijk op een andere manier van samenwerken. HNW is een belangrijke energiebron is voor de ontwikkeling van organ...
